Dokumentenverwaltung

Dieses Dokumentenmanagementsystem ist speziell für den Einsatz in technisch orientierten Unternehmen entwickelt worden.
Dabei wurde besonders auf die Anforderungen im Bereich Entwicklung und Prototypenfertigung geachtet.

Gründe für den Einsatz

  • Sie wollen Ihre Dokumente nach bestimmten - von Ihnen festgelegten - Regeln erstellen und ablegen.
  • Ihre Dokumente sollen fortlaufend nummeriert werden.
  • Dokumente, die zu bestimmten Projekten gehören, sollen ein spezielles Nummernformat erhalten.
  • Sie benötigen einen schnellen Zugriff auf Ihre Dokumente.
  • Sie wollen unterschiedliche Dokumentenarten zentral verwalten.
  • Sie wollen Ihre Dokumente nach festgelegten Regeln freigeben.

Merkmale

  • übersichtliche Dokumentenverwaltung
    • Verwaltung von unterschiedlichen Dokumentenarten
    • Zuordnung von Dokumenten zu Projekten
    • Erstellen von Dokumentenlisten nach selbst definierten Kriterien
    • Versions-Historie für eine lückenlose Nachverfolgung des Entstehungsverlaufes eines Dokumentes
    • individuelle Darstellung der Dokumentendaten durch unterschiedliche Masken je Hauptdokumentenart
    • Dokumenten-Status zeigt aktuellen Bearbeitungsstand
  • einfache Dokumentenerstellung
    • automatische Vergabe der Dokumentennummer
    • frei definierbares Format für Dokumentennummer je Dokumentenart und Projekt
    • Verwendung von Dokumenten-Vorlagen für die Neuerstellung einer Datei
  • koordinierte Dokumentenfreigabe
    • automatisierter Freigabeprozess
    • Dokumente können digital unterschrieben und freigegeben werden
    • als Endergebnis des Freigabedurchlaufs wird ein digital signiertes PDF-Dokument erstellt.
  • Flexibilität
    • Modularer Aufbau
    • individuelle Erweiterung ist möglich.

Funktionsumfang

Die Dokumentenverwaltung kann eigenständig oder als Grundlage für ein individuell gestaltbares Informationssystem verwendet werden. Im Basismodul werden folgende Haupt-Dokumentenarten verwendet:
  • allgemeine Dokumente,
  • Briefe / Faxe,
  • Normen,
  • Notizen / Aufzeichnungen,
  • Änderungen (Dokumente,...) und
  • Besprechungsprotokolle

Jede dieser Haupt-Dokumentenart hat eine spezielle Detailansicht.
Für jede Haupt-Dokumentenart können weitere untergeordnete Dokumentenarten angeben werden. Diese dienen als Basis für die Einstellungen bezüglich Formatierung der Dokumentennummer, Speicherort für neue Dateien, usw.

Sollten Sie spezielle Anforderungen für die Dokumentenarten haben, dann können Sie Ihre eigenen Haupt-Dokumentenarten und die dazugehörigen Detailansichten erstellen. Sie können diese Erweiterung selbstständig vornehmen, oder andernfalls natürlich auch mich kontaktieren.

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